提高工作效率(2)
好的工作习惯
一天的工作什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是“永远没完”。
甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保
持一种健康的平衡，员工要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办
公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。
用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。
◆每天都以计划开始
在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。
写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几
天内要完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，
从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止
工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。
◆分派任务
在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成
员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快
完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天
的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们
的计划。
◆控制干扰
不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不
加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮
件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便
的时候召开。
◆早工作早离开
加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚，
然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早
一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做
计划的时间，从而提高了你的工作效率。
◆不要在工作时间干私事
一些员工放任自己，在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事
务是不现实的，因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安
排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么
晚上要加班就是不可避免的。
◆下班一小时前才将电话铃声调响
在一天的正常工作结束后，将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做
既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务，又能够使你不用工作到很
晚的时间。
◆依靠和信赖电子邮件
许多日常的交流通过电子邮件就可以完成，不一定非得打电话。使用电子邮件
可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。
但是，绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。
◆检查你的技术设备
“磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作，
使你可以按时回家。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是
同时运行多个应用程序。
◆利用自动化手段
充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务，这样会减少手工操作，
使你获得更多的时间。
◆今日事，今日毕
许多员工由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降
低，直至危害你的健康。因此，员工要想方设法提高工作效率，做到“今日事，今
日毕”。
记住你不是超人，公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的
重要工作就可以了，不要忙着给其它部门提建议，搞策划。如果手上有太多的额外
的事情，你自己的本职工作往往会得不到很好的完成。
简要途径
不管是主动还是被动，管理与技术员工都试图通过提高效率来缓解工作压力。
加之现代人力资源管理的导向为效率优先，致使员工在完成工作指标的同时，不得
不时刻首先考虑提高工作效率。在绩效管理的框架中，每个管理人员都必须是自己
时间的管理者，以提高个人的绩效。
●制定适用的工作计划。
对于技术与管理员工，制定计划的周期可定为一个月。但应将工作计划分解为
周计划与日计划。每个工作日结束的前半个小时，先盘点一下当天计划的完成情况，
并整理一下第二天计划内容的工作思路与方法。聪明的管理者会尽力完成当天的工
作，因为当天完不成的工作将不得不延迟到下一天完成。这样必将影响下一天仍至
当月的整个工作计划，从而陷入明日复明日的被动局面。在制定日计划的时候，必
须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%，而应该制定在能力所
能达到的80% 。这是由管理者工作性质决定的。因为，管理者每天都会遇到一些意
想不到的情况以及上级交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%，那么，在你
完成临时任务时，就必然会挤占你业已制定好的工作计划，原计划就不得不延期了。
久而久之，你的计划失去了严肃性，你的上级也会认为你不是一个很精干的员工。
●将工作分类。
分类的原则主要包括轻重缓急的原则，相关性原则，工作属地相同原则。轻重
缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候管理者会忽略时间的要求，只看重任
务的重要性，这样理解是片面的。相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因
为管理本身是一项连续性的工作，任务可能是过去某项工作的延续，或者是未来某
项工作的基础。所以，任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后
矛盾造成的返工。工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，
这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。
如果这一点处理的好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其它
部门之间频繁接触。既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不
为呢？
●在规定的时间内完成约定的工作。
管理人员在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间
与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中，并尽可能提前。将任务完成的时间定
在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与上面提到的计划的弹性是一脉相承
的。因为，事情并非是一味地按个人主观设定前进。当应当提交的任务与临时的事
项冲突时，就陷入了鱼与熊掌的被动状态。一个每次都能按期完成工作任务的员工，
即使不天天加班加点，即使不显得终日忙忙碌碌，也会让主管觉得你是一个让人放
心的人，而不是天天追问你工作的进度如何了。
●敦促过程管理者。
因为某项工作会涉及多个部门或是岗位，假如让你来组织这项工作，你会怎么
办？由于这项特定的工作有很多中间环节，所以增加了协调的难度。管理人员在组
织某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责，将工作传递到相关工作部门
与工作岗位之后便听之任之了。这样，你会发现工作总是不能按时完成。在检查工
作结果的时候，所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了，或者是某个中间
环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个，那就是你没有按期并且保证质
量地完成工作，你的业绩等级被打了折扣。所以作为一名管理者，要把握工作的完
整性。在事先给定各个中间环节完成工作时间的同时，要经常关注他完成的质量与
进度，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。所以，作为一名组织者，
你的职责不仅仅是将文件传递出去，更重要的是敦促你的中间环节处理者按你的要
求及时完成分管职责。
有效地管理时间可以大大提高工作效率，所以对于时间管理的方法研究是永恒
的，因为每个人只有有效地管理自己的时间才能有效地提高自己的绩效。
管理好时间
要提高工作效率，就要掌握好时间，利用好时间，管理好时间。要掌握时间最
好的方法，就是要先从避免时间的浪费做起。人生的每一件事情都跟时间有关。经
理人对时间管理这个工具在自己走向成功的历程中，应扮演什么角色是明白的。
一谈到时间管理，多数人都会想到：一是在工作上如何有效地利用时间。这方
面有很多相关书籍及专家的建议，比如写工作计划，用ABCD列出每天要做的事的优
先次序然后遵照执行；运用80∶20原则；提高工作效率等。二是在业余时如何有效
地利用时间用于学习或工作。
其实，这样理解时间管理这个工具是错误的。你进行时间管理，应该涉及人生
的8 大领域，而不仅是某一两个领域。这8 大领域是：健康、工作、心智、人际关
系、理财、家庭、心灵思考、休闲。
时间管理就是耕耘你自己。时间管理实际上是你把有效的时间投资于你要成为
的人或你想做成的事。你对什么进行投资会收获什么，你投资于健康就会在健康上
收获，你投资于人际关系，你就会在人际关系上有收获。尽管我们总觉得时间管理
应该主要是与工作相关，但你的时间分配还是必须涉及到八大领域，这才是对你最
好的结果。比如在休息日，你也许该在家庭、健康、休闲上有更多的时间分配，而
不是用于工作。
关于如何在工作、学习这两个领域上进行时间管理，你可以轻而易举地找到非
常有参照作用的原则和建议，你不妨根据这些步骤执行或反思自己的时间管理，你
将会取得一定的成效。
然而，经理人在时间管理上的最大误区是对时间管理目的性不清楚。时间是过
去、现在、未来的一条连续线，构成时间的要素是事件，时间管理的目的是对事件
的控制。所以，你要有效地进行时间管理，你首先必须有一套明确的远期、中期、
近期目标；其次是有一个价值观和信念；第三是根据目标制定你的长期计划和短期
计划，然后分解为年计划、月计划、周计划、日计划；第四是相应的日结果、月结
果、年结果，及每个结果的反馈和计划的修正。这个过程实际上是一个循环，即PDCA
循环。
你在进行时间管理时，要特别注意以下5 点：
时间管理与目标设定、目标执行有相辅相成的关系，时间管理与目标管理是不
可分的。你的工作、事业、生活等目标中，每个小目标的完成，会让你清楚地知道
你与大目标的远近，你的每日计划是你的压力和激励，每日的行动计划都必须结合
你的目标。
在时间管理中，必须学会运用80∶20原则，要让20% 的投入产生80% 的效益。
从个人角度看，要把握一天中的20% 的经典时间用于你的关键的思考和准备，这你
可以根据你的生活状态、生物钟来确定你的20% 经典时间是哪个时候。
特别推荐的是：每一天，你要强迫自己执行或做6 件对你未来有影响的事情。
这6 件事不包括基本的工作、基本的杂事，要尽量涉及到8 个领域。时间管理是一
种心态，时间管理不能说安排事情妥当或把事做好了就行，你应该是更长远和更系
统地考虑你的时间分配和使用效率。
在工作和生活中要学会授权。
要分析浪费时间的原因，学会珍惜时间。
有计划，才有效率和成功。评估时间管理是否有效，主要是看你的目标达成的
程度。时间管理最为关键的要素是目标设定和价值观；时间管理的关键技巧是习惯，
你运用时间管理工具变成习惯了，什么就变得有序了，有效了；时间管理最大的难
题是习惯，一个人的习惯太难改了！
人的生活不能像工厂，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，时间管理
绝不是让你变得机械化。但人们在人性化工作、生活中，往往会迷失时间管理。这
时关键是学会说“不”，对浪费时间的事情、不良习惯说“不”！
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