第84节：几种常用公文的写作方法(2)

　　会议纪要有纪实性、提要性和约束性三个特点。一般写法是先有一段导言，
交代会议名称、目的、时间、地点、规模、参加人员，用几句话交代主要过程。
接下来是纪要的主体部分，写会议情况和主要观点，包括对工作的评价、对问题
的分析等，可一条一条写，也可综合写，还可摘要写。主体部分的内容讲求扎实。

　　主体部分的写法很多，但有一些常用的套路：

　　会议的基本情况通常以“据汇报”开始写一段，即使是不同的部门汇报不同
方面的工作，一般情况下也写在一个自然段中。

　　会议的主要观点通常以“会议认为”开始，用一个自然段来写，基本上是按
照会议主持人在听完汇报后的结论性讲话来措辞。如果是听取部门工作汇报，通
常首先对该部门开展有关工作的成绩进行评价，然后指出做好工作要坚持什么原
则、处理好什么关系、下一步主要抓好哪几个方面的工作等。有时候也用二到三
个自然段来写，分别以“会议指出”、“会议认为”、“会议强调”、“会议明
确”作为每自然段的开始。如果是研究部署工作，通常首先对该项工作的重要性
作出评价，如上级领导有指示和批示，还要先写上一两句表态的话，再讲一讲学
习、传达、贯彻落实领导指示，然后指出做好工作主要抓好哪几个方面的工作等，
必要时也用二到三个自然段来写。

　　会议议定意见的通常格式是：以“会议经过讨论（研究），议定以下意见”
开头，并分别标出“一”、“二”、“三”等等。内容一般包括：会议是否原则
通过该文件，是否需要有关部门根据会议提出的意见进行修改后报批、下发，下
一步要具体做好什么工作、怎么做好工作。

　　会议的议定意见与主要观点一般都是分开写，两者既要紧密联系，表述上又
要避免重复。议定意见比较具体，主要写属于操作层面的问题。会议的主要观点
比较原则，主要写指导思想等方面的问题。但是，也有一些会议纪要在写完汇报
的主要情况之后，直接写会议议定意见，议定意见中先写比较原则的意见，后写
比较具体的意见。

　　简报的写法

　　简报是交流看法和经验、沟通信息、反映情况、报道动态的公文。在外交场
合，会谈和会见简报是记载双方交换意见、交涉问题或协调立场的文件。

　　简报讲究时效性、简明性，在一定程度上具有新闻的特色。简报的内容有些
是机密的，应注意标明密级，限定阅读范围。写外事活动简报通常是先确定一个
一目了然的题目，文内应先有个对事由的简单交代，然后写活动和谈话内容。比
如：

　　×××与×××就中美关系等问题交换意见

　　×月×日，×××应约与×××工作午餐，双方就中美关系和共同关心的国
际与地区问题交换意见。×××、×××等在座。

　　正文根据谈话实际情况写若干部分，都加小标题。在一个议题下一般是谁先
谈就先写谁，便于前后呼应，逻辑上比较顺。

　　另一写法是不列小标题。谈话虽涉及议题比较多，但不是全面铺开讲, 加了
小标题反而觉得体例不平衡。写时不分“一、二、三”，而是按谈话的顺序写，
并把每件事的呼应写清楚。为避免多个议题一口气写完显得庞杂，也可视情分几
小段写，眉目清楚。

　　简报讲究“简”和“要”，内容要做到忠于原意、语言不繁、要点不漏。

　　上述四种公文写作中常见的毛病往往出在逻辑、结构、内容、语言、语法上。
国务院于2000年8 月24日发布、2001年1 月1 日起施行的《国家行政机关公文处
理办法》第二十五条之（二）要求，草拟公文应当做到“情况确实，观点明确，
表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简
短”。对照这些要求，可发现不少问题。

　　许多文章出毛病，一是出在事理不通，二是出在标准不一，三是出在前后矛
盾。究其原因，主要是逻辑推理上出了问题，没有根据逻辑规律来认真推敲自己
写出的东西。

　　我们运用一个概念、使用一个字和词，都要首先明确它究竟是指什么、应该
指什么，别人是否明白。如不明白，我们是否要加以说明，如何说明才能使人明
白。要考虑先说哪些、后说哪些。如同毛主席所说的，“每件事都要交代六个
‘什么’，即什么事、什么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么缘故”。
要考虑在说明情况之后能作出什么判断，判断是否有牢固的根据。在提出措施建
议时，要考虑哪些是主要措施，说明其必要性、可能性，应如何操作。

　　有些公文常犯概念不清的毛病。比如有一句“世界发展飞速变化”的话，
“发展”和“变化”是两个概念，这样用很不合适。

　　此外，写作易犯的毛病还有因果关系失当、情况不明、一文多事、用词不严
谨、错用易混词等，这都是应该注意避免的。

　　外事工作

　　　　　　　　　

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