成功会议的要素
为什么会议的场景要与其他的讲话场景不同呢?它与其他场景并没有什么不同。
在会上,一个人讲话,其他人听着。会议失败有上百条理由,但是取得成功只有一
个原因--完成了某种具体的事项,开会的每个人都了解了这个事项并因此而高兴地
离开会场。通常,在会场前方的人,即主持会议的人、主讲者,对结果负主要责任。
在会议上讲话的技巧
只有言词是不能使会议取得成功的。无论你是主持人、主讲者还是与会者,有
技巧、有号召力的讲话能使会议取得成功。你展示你自己和你的想法的方式、你与
人交流的方式能给会议带来截然不同的效果:只是为了开完会,或是为了使会议达
到你所希望的结果。你一定知道我在这里所说的不同效果的意思。我们很遗憾地发
现。自己不得不参加许多会议,而其中只有少数真正让我们兴奋。让我们感到实现
了某个具体事项的会议,通常有一位有趣、杰出而又精力充沛的主持人。他使人着
迷。他在个人、智力和情感方面打动了我们。这个人天生如此吗?有些特殊天才吗?
也许是吧,但这种可能性不大。许多有经验的交流者通过努力提高说话技巧,达到
了这种效果。
除了说话技巧之外,我们也可能需要有会议技巧。不仅如此,还必须有会议技
巧。当今的工作环境使我们越来越多地面临在同事面前开口说话的情况。我们做报
告、部署会议、发号施令、对人作介绍。我们参加会议、研讨会和小型讨论会。在
这些场面里,我们要做积极的参与者--讲出自己的意见。
期望成功
事实上,听众不会在意你认为是身体缺陷的地方。你是怎样的,他们就那样接
受你。是的,你应该看到你最好的一面。当然,你的穿着应该干净朴素。你的同事
不会在乎你的体重、头发、鼻子或牙齿。如果他们认识你,知道你长得怎样,不用
掩饰缺陷,他们已经习惯那样看你了。如果他们不认识你,就会快速扫过你的脸庞,
然后就不再注意了,除非你让他们感到厌烦。
换而言之,自我意识是自我中心式的能量浪费。与会者关心的是你的表现,这
才是你的兴趣和精力应该注意的地方。至于在任何讲话的场合中,听众在一开始就
会认为你是无过失的。会议主持人就应该像个主持人。被邀请发言的人必须有能与
人分享的东西。汇报者要清楚地汇报项目。不仅如此,大家希望主持人工作有效率,
发言人能提高与会者的兴趣、提供大量的信息,指导者拥有丰富的知识。
令人高兴的事情。
对讲话者有一定的信任感。这种现象是你的巨大财富。人们理所当然地认为你
知道自己要讲的事情。如果他们改变了态度,就说明你的行为证明他们想错了。相
反,如果你的表现多少如他们期望的那样,你就增强了他们的期望,使他们进一步
接受你。就是说,你要走出自我,投入到发言人的角色中,获取大家的支持和鼓励。
否则,你会自动失去他们的支持。请注意,这些态度不是由于你是谁而造成的,而
是由自我利益导致的。人们不想浪费时间,或者不愿感到厌烦。与会者自己希望会
议进行顺利。这就是对你的支持。你尽可以自信这一点。
忘记你自己
另一方面,如果你沉浸于自我而不是注意大家和事情本身,你很快就会觉得积
极的感受转变成了某种消极的力量,这种力量使你冒冷汗、失去知觉。所以,忘记
你自己。把精力集中到你的角色上。记住:交流就是分享想法,是爱的一种脑力行
为。如果你把注意力集中在自己身上,就不能把自己完全交给听众。
许多人不愿意扮演角色。我们不想被人看成是演员。如果我们是这样,听众就
会认为我们虚伪。同时我们害怕随后自动遗弃了真正的自我。这两种想法都是错误
的。每一次成功的公众表现的基本原因在于交流者的一些能力,他能,至少能部分
地忘记自己和假想的缺点,把注意力集中在事情本身、他在其中的角色和他向之传
递信息的听众身上。这是所有成功交流的明显特征。记住这一点,你就会成功。担
心头发理得不顺,你就会充满了失败的恐惧感。
大家希望什么
一场好的演说的特点包括:
可靠的信息。
可靠的数据。
合理的结构。
平实的语言。
精辟的结论和建议。
与大家经历有关的例子。
方向清楚,目的明确。
给大家机会提问、讨论刚谈到的问题。
使大家得到对自己有价值的东西。
技巧和风格。
展示自己和想法的方式与你所要讲的内容同样重要。你说话的方式、走动的方
式、做事的方式、反应的方式以及你理解大家的方式,都会导致会议的成功或失败。
在相对正式的场合,你和你的听众之间通常有一段距离。在开会时,这段距离缩短
了不少,从你步入房间到你走出屋子,情况一直如此。
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