一切高效的背后都有得当的方法
每个办公室都存在效率低下的现象:传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是
丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是,
许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。
在我们开展工作前,首先应考虑的是如何用最简单、省力的方法去获得最佳的
成效。对一个人来说,要的是事半功倍,而非事倍功半。
工作有计划
在工作中,每个人都要认识到做出合理计划的重要性。工作有目标和计划,做
起事来才能有条理,你的时间就会变得很充足,不会扰乱自己的神志,办事效率也
极高。你应当计划你的工作,在这方面所花的时间是值得的。如果没有计划,你始
终不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是:你对工作计划得如何,
而不是你工作干得如何努力。
正确地处理工作忙乱的问题,需要你做事有计划和有目标。这样你就可以把所
要做的事情要排出一个顺序,有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,
并把它记在一张纸上,就成了顺序表。养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,
就向你的目标靠近一步。
无论你做的事是多是少,都要拟定一个程序表,尽力按着程序表去做。如果你
的工作只需一小时做完,便在一小时之内完成它,其余的时间去玩乐放松。本来只
要一小时的事,而拖延到一天才做完,实在是愚蠢。如果你的事太多,而时间不够,
则选择最重要的做好,把不重要的删去。
工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多,而实在是因为没有计划,没有系
统。那些习惯毫无计划地工作的人,总是这样想着:“我必须工作,我必须工作,
我必须工作。”可是,没有计划,你很可能被一些不在计划之内的事缠身,该做的
事就做不完。如果你就是管理者,你就不能管理工厂里的员工,不能训练他们的专
业知识,不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划,那么你在每刻钟之内,都
应当晓得做什么事。
罗斯福总统是一个注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来,然后拟定
一个计划表,规定自己在某时间内做某事。如此,他便按时做各项事。通过他的办
公日程表可以看出,从上午9 点钟与夫人在白宫草地上散步起,至晚上招待客人吃
饭等为止,整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候,因为该做的事都做了,所
以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考,放心的去睡觉。
细心计划自己的工作,这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临
时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事
很早地安插在他的办事程序表里,所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。
在制定日计划的时候,必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到
的100%,而应该制定在能力所能达到的80% 。这是工作性质决定的。每天都会遇到
一些意想不到的情况,以及上司交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%,那
么,在你完成临时任务时,就必然会挤占你业已制定好的工作计划,原计划就不得
不拖期了。久而久之,你的计划失去了严谨性,你的上司与会认为你不是一个很精
干的员工。
工作分类处理
工作中的每一项都很重要,但也需要将工作分类。分类的原则主要包括轻重缓
急的原则,相关性原则,工作属地相同原则。
轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候员工会忽略时间的要求,只
看重任务的重要性,这样理解是片面的。
员工在接收工作任务的同时,都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质
量两个要求贯穿在完成任务的过程当中,并尽可能提前。将任务完成的时间定在提
交任务成果的最后一刻是很不明智的,这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。
因为,事情总不一味按个人主观设定发展。当应当提交的任务与临时的事项冲突时,
就陷入了两者不能兼得的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工,即
使不天天加班加点,即使不显得终日忙忙碌碌,也会让主管觉得你是一个让人放心
的人,而不会天天追问你工作的进度如何了。
相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为工作有连续性,任务可能是
过去某项工作的延续,或者是未来某项工作的基础,还会涉及多个部门或是岗位。
所以,任务开始以前,先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成的返工,
或是某些环节影响整体工作进度。
工作有很多中间环节,彼此间需要协调。有的员工在做某项工作时往往只偏重
于自己本身所应完成的职责,将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任
之了。更有些人缺乏与同事配合的意识,把早已经办好的工作,不是及时地交给下
一道工序的人员,使工作尽早完成,而是压在自己手中,迟迟不交,直到最后才慢
吞吞地交出来,造成后序人员的工作压力。这样,也会影响工作的按时完成。在检
查工作结果的时候,所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了,或者是某个
中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个,那就是没有按期按质量完
成工作,你的业绩等级被打了折扣。
作为一名员工,要把握工作的完整性。在工作中,要考虑相互协调配合的问题,
在自己这个工作环节,尽可能地抓紧时间,及早将完成的工作传交给下一道工序的
工作人员,使他们能够有充足的时间去完成后面的工作,以免其中的某个或是某些
环节影响整体工作进度。
工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成,这样可以减
少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一
点处理的好,可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间
频繁接触。既节约了时间,又少走了路程,还提高了工作效率,何乐而不为呢?
有条理性拒绝混乱
每次办事的时候总是马马虎虎,好像需要的每一样东西都故意和自己作对,需
要它们的时候总是找不到,其实这些都源于办事杂乱无章。即便你总能在满头大汗
之后完成工作,但由于不能有条理性地工作,充分地利用资源,也会给上司留下一
个毛糙的印象,以致于不敢委以重任。
文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难,从而造成大量人力和时间浪费。
要解决这一问题,就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需
要增加文件柜,使所有的员工都能够容易地将文件最类,以便于查找。最后,可以
将不常用的文件搬到储藏室去,使员工更容易找到常用的文件。
许多高效率的员工桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物,非常整齐。混
乱会造成不该有的干扰,降低工作效率。环视你的办公室,看看哪里是造成混乱的
根源。它可能是一条乱拉的电话线,也可能是一个放在过道上的盒子,或是办公桌
上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外,将不再使用的东西扔掉。
积极行动不拖延
有些员工总是喜欢把事情往后放,搁着今天的事不做留待明天。很多事情因为
做得不够及时而被耽误,效率也就难以得到保障。
习惯中最为有害的,莫过于拖延。世间有许多人都是为这种习惯所累,造成挫
败的悲剧。你应该竭力避免拖延的习惯,就像避免一种罪恶的引诱一样。
人们最大的理想、最高的意境、最宏伟的憧憬,往往是在某一瞬间突然从头脑
中很有力地跃出来的。凡是应该做的事,而不立刻去做,而想留待将来再做,有这
种不良习惯的人总是弱者。凡是有力量、有雄心的人,却总是能够在对一件事情充
满兴趣、充满热忱的时候,立刻迎头去做。
我们每天都有每天的事。今天的事是新鲜的,与昨天的事不同,而明天也自有
明天的事。所以,今天之事应该就在今天做完,千万不要拖延到明天! 拖延的习惯
往往会妨碍我们做事,会摧毁我们的创造力。
另外,决断好了的事情拖延着不去做,还往往会对我们产生不良的影响。惟有
按照既定计划去执行的人,才能增进自己的品格,才能有使他人敬仰的人格。其实,
人人都能下决心做大事,但只有少数人能够一以贯之地去执行他的决心,也只有这
少数人是最后的成功者。你要医治拖延的习惯,惟一的方法就是在事务当前时,立
刻动手去做。“要做,立刻去做。”这是保持高效的格言。
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