话题74:政府下属的国有企业开会
政府下属的国有企业开会,把忙得抽不开身的人请来才算开好了
袁岳(Victor Yuan ):
我们今天的开会地点是北京的九华山庄,这里的生意非常好。以前我在部机关
工作,经常开会。现在我也参加一些国家机关的会议,会议是中国人的重要工作形
式。那么,在什么情况下才开会呢?回答是:在什么情况下都需要开会(笑)。
关于会议,有这样几个问题。第一,没必要的会太多。有些会看上去有必要,
实际上没必要。比如,一个部委每年有若干个综合的会议,还要去地方开多个落实
相关政策的会。开会时,许多人是没必要参加的。那么,我们为什么要安排那么多
人参加会议呢?第二,我们议事的时间太多了,执行决议的时间太少了。开会就表
示你的工作完成了。会议过多是行政低效的重要表现。会议还需要印刷大量文件,
会海和文山是紧密联系在一起的。会议的预算和时间占用了机关工作量的很大比例。
第三,开会让人养成了一些不好的风气。比如,有人爱坐主席台,但有许多人在台
上睡觉。政府下属的国有企业开会,把忙得抽不开身的人请来才算开好了。领导来
了,陪吃饭的人占了好几桌。这些风气都是非常不好的。
我认为,应该只开有限次数的会,议题应该更精练,用于执行决议的时间应该
更多,用于评估结果的时间应该增加。应该减小会议规模,明确会议议程和会议要
解决的问题。应该把会议的预算转移为执行的预算和评估考核的预算。要改变会风,
一是不设主席台,二是发言的人应该站立,应该脱稿。印发讲稿就可以达到会议预
期目的的,应该尽量印发讲稿,避免开会,或者只开小会。
David J Firestein(方大为):
(笑)美国的开会文化与中国的截然不同。这里,我想跟大家讲一个小故事。
有一次,我参加总统先遣队的工作,美国总统要访问一个国家,我参加筹备工作。
我们有200 人,做各种各样的事情。在这个过程中,有一天,在总统到达的两三天
之前,我们开了一个大会。一个白宫的工作人员,迟到了3 分钟。他的级别很高,
是总统助理。但他一来就说,“很抱歉,我浪费了600 分钟,因为是200 个人的3
分钟。”
作为政府官员,我经常开会,但与你说的会不一样。集体召开的、规模很大的
会,涉及许多人的时间,也会有很大的成本。与会的人坐在那儿,听一个人讲自己
的想法,不能再做其他的事情,这会花费很大的成本。在美国没有那种大型的会。
如果有,则必须有很清楚的目的。国务院从来没有召开过那样的大会,但是有两三
百人自愿参加的市委员会的公开的会。国务卿本人也有可能参加。在会议上,可能
谈新的人事措施。需要大家自带午饭。
袁岳(Victor Yuan ):
像国务院召开的100 人以上的会,一年中有几次呢?
David J Firestein(方大为):
内部的工作会议,一年以内,强制性的,没有。可去可不去的,十几个。没有
请客吃饭的机会,(笑)因为没有吃饭的时间。如果有工作晚饭,也确实是工作需
要。如果有关人事见面,那么吃饭时间开会是合法的。
在美国,开会必须有一个目的,这是会议管理中的第一条。我们是否需要开会?
开会之后的结果是什么?有些会需要向其他人通报工作情况。在美国政府,以我11
年的经历来说,主要的会都属于这种情况。你周围的人是否需要听你讲,如果不需
要,则不要开这个会,不要耽误其他人的时间,应该以效率为首要追求。林语堂说
过,“一个人的讲话要像女人的裙子,越短越好”。没必要就不要说,有必要就短
说。会议结束后,可以进一步讨论。以目的为主,以结果为主。在美国,会议越少
越好,越短越好。
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