提高工作效率(2) 好的工作习惯 一天的工作什么时候才算完成?对于许多小公司来说,答案是“永远没完”。 甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保 持一种健康的平衡,员工要学会在工作时保持高效,从而得以在合理的时间离开办 公桌。如果做不到这点,就会精力不济、创造力低下,最终危及健康。 用以下10种方法,你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。 ◆每天都以计划开始 在核对电子邮件或语音邮件之前,每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。 写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后几 天内要完成的,哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题, 从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样,即使你决定在某个合适的时候停止 工作,工作进度也在你的掌握之中,不会受到影响。 ◆分派任务 在写出了任务清单后,认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中的别的成 员的。每天早早就找出了这些任务,就会使团队成员能够尽早开展工作,从而加快 完成任务的速度。和你一样,同事也希望对每天的事情早做安排,如果你是在一天 的最后几个小时才把任务分派给同事,同事会不高兴的,因为你有可能打乱了他们 的计划。 ◆控制干扰 不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,从而使你不得不 加班。为控制干扰,可以这样做:每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮 件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;要求将会议安排在你方便 的时候召开。 ◆早工作早离开 加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚, 然后又导致你要工作到很晚,如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作,早 一点离开。开始这样做很困难,但你会很快发现,早点开始工作能够使你每天有做 计划的时间,从而提高了你的工作效率。 ◆不要在工作时间干私事 一些员工放任自己,在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事 务是不现实的,因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安 排。这些小事情会影响你的工作,如果你将很多时间用于与工作无关的事情,那么 晚上要加班就是不可避免的。 ◆下班一小时前才将电话铃声调响 在一天的正常工作结束后,将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做 既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务,又能够使你不用工作到很 晚的时间。 ◆依靠和信赖电子邮件 许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件 可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。 但是,绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。 ◆检查你的技术设备 “磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作, 使你可以按时回家。例如,一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是 同时运行多个应用程序。 ◆利用自动化手段 充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务,这样会减少手工操作, 使你获得更多的时间。 ◆今日事,今日毕 许多员工由于白天完成不了任务,养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降 低,直至危害你的健康。因此,员工要想方设法提高工作效率,做到“今日事,今 日毕”。 记住你不是超人,公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的 重要工作就可以了,不要忙着给其它部门提建议,搞策划。如果手上有太多的额外 的事情,你自己的本职工作往往会得不到很好的完成。 简要途径 不管是主动还是被动,管理与技术员工都试图通过提高效率来缓解工作压力。 加之现代人力资源管理的导向为效率优先,致使员工在完成工作指标的同时,不得 不时刻首先考虑提高工作效率。在绩效管理的框架中,每个管理人员都必须是自己 时间的管理者,以提高个人的绩效。 ●制定适用的工作计划。 对于技术与管理员工,制定计划的周期可定为一个月。但应将工作计划分解为 周计划与日计划。每个工作日结束的前半个小时,先盘点一下当天计划的完成情况, 并整理一下第二天计划内容的工作思路与方法。聪明的管理者会尽力完成当天的工 作,因为当天完不成的工作将不得不延迟到下一天完成。这样必将影响下一天仍至 当月的整个工作计划,从而陷入明日复明日的被动局面。在制定日计划的时候,必 须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所 能达到的80% 。这是由管理者工作性质决定的。因为,管理者每天都会遇到一些意 想不到的情况以及上级交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%,那么,在你 完成临时任务时,就必然会挤占你业已制定好的工作计划,原计划就不得不延期了。 久而久之,你的计划失去了严肃性,你的上级也会认为你不是一个很精干的员工。 ●将工作分类。 分类的原则主要包括轻重缓急的原则,相关性原则,工作属地相同原则。轻重 缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候管理者会忽略时间的要求,只看重任 务的重要性,这样理解是片面的。相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因 为管理本身是一项连续性的工作,任务可能是过去某项工作的延续,或者是未来某 项工作的基础。所以,任务开始以前,先向后看一看,再往前想一想,以避免前后 矛盾造成的返工。工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成, 这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。 如果这一点处理的好,可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其它 部门之间频繁接触。既节约了时间,又少走了路程,还提高了工作效率,何乐而不 为呢? ●在规定的时间内完成约定的工作。 管理人员在接收工作任务的同时,都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间 与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中,并尽可能提前。将任务完成的时间定 在提交任务成果的最后一刻是很不明智的,这与上面提到的计划的弹性是一脉相承 的。因为,事情并非是一味地按个人主观设定前进。当应当提交的任务与临时的事 项冲突时,就陷入了鱼与熊掌的被动状态。一个每次都能按期完成工作任务的员工, 即使不天天加班加点,即使不显得终日忙忙碌碌,也会让主管觉得你是一个让人放 心的人,而不是天天追问你工作的进度如何了。 ●敦促过程管理者。 因为某项工作会涉及多个部门或是岗位,假如让你来组织这项工作,你会怎么 办?由于这项特定的工作有很多中间环节,所以增加了协调的难度。管理人员在组 织某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责,将工作传递到相关工作部门 与工作岗位之后便听之任之了。这样,你会发现工作总是不能按时完成。在检查工 作结果的时候,所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了,或者是某个中间 环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个,那就是你没有按期并且保证质 量地完成工作,你的业绩等级被打了折扣。所以作为一名管理者,要把握工作的完 整性。在事先给定各个中间环节完成工作时间的同时,要经常关注他完成的质量与 进度,以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。所以,作为一名组织者, 你的职责不仅仅是将文件传递出去,更重要的是敦促你的中间环节处理者按你的要 求及时完成分管职责。 有效地管理时间可以大大提高工作效率,所以对于时间管理的方法研究是永恒 的,因为每个人只有有效地管理自己的时间才能有效地提高自己的绩效。 管理好时间 要提高工作效率,就要掌握好时间,利用好时间,管理好时间。要掌握时间最 好的方法,就是要先从避免时间的浪费做起。人生的每一件事情都跟时间有关。经 理人对时间管理这个工具在自己走向成功的历程中,应扮演什么角色是明白的。 一谈到时间管理,多数人都会想到:一是在工作上如何有效地利用时间。这方 面有很多相关书籍及专家的建议,比如写工作计划,用ABCD列出每天要做的事的优 先次序然后遵照执行;运用80∶20原则;提高工作效率等。二是在业余时如何有效 地利用时间用于学习或工作。 其实,这样理解时间管理这个工具是错误的。你进行时间管理,应该涉及人生 的8 大领域,而不仅是某一两个领域。这8 大领域是:健康、工作、心智、人际关 系、理财、家庭、心灵思考、休闲。 时间管理就是耕耘你自己。时间管理实际上是你把有效的时间投资于你要成为 的人或你想做成的事。你对什么进行投资会收获什么,你投资于健康就会在健康上 收获,你投资于人际关系,你就会在人际关系上有收获。尽管我们总觉得时间管理 应该主要是与工作相关,但你的时间分配还是必须涉及到八大领域,这才是对你最 好的结果。比如在休息日,你也许该在家庭、健康、休闲上有更多的时间分配,而 不是用于工作。 关于如何在工作、学习这两个领域上进行时间管理,你可以轻而易举地找到非 常有参照作用的原则和建议,你不妨根据这些步骤执行或反思自己的时间管理,你 将会取得一定的成效。 然而,经理人在时间管理上的最大误区是对时间管理目的性不清楚。时间是过 去、现在、未来的一条连续线,构成时间的要素是事件,时间管理的目的是对事件 的控制。所以,你要有效地进行时间管理,你首先必须有一套明确的远期、中期、 近期目标;其次是有一个价值观和信念;第三是根据目标制定你的长期计划和短期 计划,然后分解为年计划、月计划、周计划、日计划;第四是相应的日结果、月结 果、年结果,及每个结果的反馈和计划的修正。这个过程实际上是一个循环,即PDCA 循环。 你在进行时间管理时,要特别注意以下5 点: 时间管理与目标设定、目标执行有相辅相成的关系,时间管理与目标管理是不 可分的。你的工作、事业、生活等目标中,每个小目标的完成,会让你清楚地知道 你与大目标的远近,你的每日计划是你的压力和激励,每日的行动计划都必须结合 你的目标。 在时间管理中,必须学会运用80∶20原则,要让20% 的投入产生80% 的效益。 从个人角度看,要把握一天中的20% 的经典时间用于你的关键的思考和准备,这你 可以根据你的生活状态、生物钟来确定你的20% 经典时间是哪个时候。 特别推荐的是:每一天,你要强迫自己执行或做6 件对你未来有影响的事情。 这6 件事不包括基本的工作、基本的杂事,要尽量涉及到8 个领域。时间管理是一 种心态,时间管理不能说安排事情妥当或把事做好了就行,你应该是更长远和更系 统地考虑你的时间分配和使用效率。 在工作和生活中要学会授权。 要分析浪费时间的原因,学会珍惜时间。 有计划,才有效率和成功。评估时间管理是否有效,主要是看你的目标达成的 程度。时间管理最为关键的要素是目标设定和价值观;时间管理的关键技巧是习惯, 你运用时间管理工具变成习惯了,什么就变得有序了,有效了;时间管理最大的难 题是习惯,一个人的习惯太难改了! 人的生活不能像工厂,你可以在工作中幽默,也可以在生活中浪漫,时间管理 绝不是让你变得机械化。但人们在人性化工作、生活中,往往会迷失时间管理。这 时关键是学会说“不”,对浪费时间的事情、不良习惯说“不”!