学会给自己减压(1) 工作节奏的加快,让身在职场中的人们变得越来越烦躁不安,特别是在超强工 作压力之下,焦虑、烦闷让人苦恼不已。因此,不管你接受的工作多么艰巨,都不 要埋怨,而是面带着微笑地接受这个工作,并努力做好,千万不要表现出不知如何 下手的样子。 简单工作10法 你是不是从早忙到晚,感觉自己一直被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为 工作太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让工作变得越来越复杂,时间 越来越不够用。一天只有1440分钟,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必 须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。 在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。 “简单”来自清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事,不该做哪些事。 现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚 目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却 在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。 以下就是10种最实用的、最简单的工作方法。 ◆搞清楚工作的目标与要求,可避免重复作业,减少错误的机会 你必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从 哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与 资源? ◆懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度 对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是 非常重要的职场沟通能力。 在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是 不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否 会影响既有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了, 是否真的可以达到对方要求的目标? ◆主动提醒老板排定优先级,可大幅地减轻工作负担 “手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是有 没有可能问题是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况?如果你不说出来, 老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待给 你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。 你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动地帮助老板排定工作的优 先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主 管的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问 题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。 ◆报告时要有自己的观点,只需少量的有用信息即可让老板感到满意 多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来, 答不出来,该怎么办?”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰? 维佛所进行 的研究,有10%~15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时 手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。 其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对 于老板一点帮助也没有。“内容精简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做 决策。”这是约翰? 维佛询问多位资深主管对于简报内容的要求时,所得出的普遍 性结论。 你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是 模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。 ◆做简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间 真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让 对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是 沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。 在做任何的简报之前,你必须思考以下三点原则:希望听众听完简报之后记得 哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定? 接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转 换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负 担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和观众有互动的机 会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是 与听众互动。 ◆有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上 正确的过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非 看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速 浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必 须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。 ◆邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会 “最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施 “追求简单”的研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。 你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更 容易阅读,节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:把每一封电子邮件的内容限制 在大约在8 到12句的范围内;超过20个字就应换行;如果超过3 行必须空行。 ◆当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变 不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样 的主管,完全没有沟通的可能时,这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通 或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依 照主管的意见做事,还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎 好与坏。 ◆只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源 老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什 么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况, 对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多,以降低成本?当你在争取预算时, 必须先想清楚老板可能担心的问题,作为你说服老板的理由,这是最有效的。 而且,不要只强调你的单位或是部门的需求,你争取预算的目的是为了帮助老 板解决问题,达成目标。所以,你的重点在于老板所担心的问题,而不是预算数字。 当你第一次提出要求时,最重要的是让老板了解你的提案,会议时间越短越好, 最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预 算,这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老 板愿意再次讨论预算的问题,通常成功机会可高达八成以上。 ◆专注工作本身,而不是业绩评量的名目,这样才能真正有好的表现 你要做的只有以下两件事情: ●至少每个月询问你的主管:“我做得如何?”尽量提出具体的问题,例如: “老板对于我所排定的进度是否有什么意见?”“我想会议流程非常顺畅,你认为 还有地方要改进的吗?” 你应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只有在每年一次的业绩评量, 这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的期望。 ●至少每个月询问:“原先的工作安排有没有必要调整?”也许你的目标是在 年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标 势必做出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。 减压移魂“九阴真经” 你是不是觉得整天疲于奔命却没升职也没加薪,成功的目标似乎遥不可及?或 者月薪逾万却似乎从来没有感到真正的快乐?有时甚至会感到家庭、事业、同事关 系都是一团糟?……美国心理学家协会最近公布的一项调查结果显示,65% 左右的 美国就业人士内心都是消极情绪占上风,这种情绪轻则表现为不满现状,深感疲惫 ;重则不堪重负,患上严重的身心疾病。知道有成千上万的人有着和自己相同的感 受,也许能让你觉得轻松许多,读完下面专家提出的九项法则,你离轻松步入职场, 全心追求成功的日子也就不远了。 真经一:充分利用互联网。 互联网不仅仅只是聊天、发E-mail的工具,它还应该成为你的职业生涯中的最 好帮手。如果你对求职心有疑惑,kforce.com将教会你如何做好简历,怎样通过面 试和以适当方式提出薪金要求。如果你正在创业,inc.com 将向你展示如何做出规 划和筹集资金。总之,互联网上的内容应有尽有,花一点时间掌握它,并在平常留 心寻找那些最能给你提供帮助的网站,你就一定会常常拥有“柳暗花明”的感觉。 真经二:正确评价自己的优缺点。 将你的优点和缺点列出一张表,并让那些熟悉你并能坦率直言的朋友对这张表 做出修改。然后决定你该如何充分利用自己的每项长处并有效避免暴露缺点。 真经三:克服畏惧情绪。 开发出潜力的关键是克服人人都会有的畏惧情绪。你可以从和工作毫不相关的 小事入手。比如,主动和刚认识的朋友打招呼,独自一人去看恐怖片等。经常尝试 一些你想做却不敢做的事,能让你在工作中也逐渐拥有无所畏惧的魄力。 真经四:让生活充满秩序。 有秩序的生活会使你每天头脑清醒,心情舒畅。每天下班前整理好办公桌,定 期清理电脑中的文件和电子邮件都是必要的。光是看见桌上堆满了报告、备忘录和 要回的信就已足以让你产生混乱、紧张和忧虑的情绪。另外,千万不要小看家庭生 活。事业的成功与否往往与家庭生活有直接关系。一个从容的早晨,一顿丰富的早 餐也许就决定了你一天的心情和工作效率。没有人会觉得蓬头垢面、饥肠辘辘地赶 去上班会让人一天都有好心情。 真经五:保持平和的心境。 不要感到倍受压力,这是保持良好心境的关键。为此,你每天至少得从事一种 体育活动,时间不少于半小时;最好还能在家里开辟出一块能彻底不受打扰的地方, 每天去那里呆上一刻钟,在这段时间里,只想积极的、让你开心的事情。这种短时 间的充电对你的情绪会大有帮助。 真经六:不要盲目地相信他人。 不要指望和你一起工作的人都会站在你的立场考虑问题。认识到这一点,你会 减少很多失望和挫折感。一定要谨慎选择那些你想信赖或想向其一吐为快的人。 真经七:坚持自己的价值观。 一定要弄清楚自己最想要的到底是什么?金钱、富于变换的生活、挑战的刺激 还是不断超越自我?然后想想现在的工作能不能给你提供这些物质条件或精神上的 感受。如果两者相去甚远,你就应该考虑变换一下工作了。 真经八:保持活力。 如果你是一名脑力劳动者,使你疲劳的原因很少是由于你的工作过量,大部分 时候我们的疲劳并不是因为工作,而是因为忧虑、紧张或不快的情绪。请尝试着 “假装”对工作充满热情和兴趣,微笑着去接每一个电话,在上司通知周末加班时 从内心叫一声“太好了”,每天早上都给自己打打气……千万不要认为这是很肤浅 的事。这是心理学上非常重要的“心理暗示”。 真经九:适应不可避免的事实。 英语里有句谚语,叫“不要为打翻的牛奶而哭泣”。生活中,谁都会遇到令人 不愉快的事:好不容易得到了上司的赏识,他却又调往别处;全力以赴作了投标书 却因为最后一个数据没有核实而失去了机会……与其让这些无可挽回的事实破坏我 们的情绪毁坏我们的生活,还不如让自己对这些事情坦然接受,并加以适应。要记 住,有些时候后悔是无济于事的,我们已经失去了很多,只要不再失去教训就行。